Une signature email professionnelle donne immédiatement de la crédibilité à vos emails. Elle renseigne votre interlocuteur sans qu’il ait à chercher vos coordonnées. Voici comment en créer une directement dans Zimbra (le webmail OVH) et dans les applications les plus courantes.
Ce qu’une bonne signature doit contenir #
Une signature professionnelle efficace va à l’essentiel. En général : votre prénom et nom, votre fonction, le nom de votre entreprise, votre numéro de téléphone et l’adresse de votre site web. Un logo est un plus si votre client de messagerie le supporte bien. Inutile d’en mettre trop : une signature chargée est plus difficile à lire qu’une signature sobre.
Créer une signature dans Zimbra (webmail OVH) #
- Connectez-vous sur webmail.ovh.com
- Cliquez sur l’icône de profil en haut à droite puis sur Préférences
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Signatures
- Cliquez sur Nouvelle signature, donnez-lui un nom (ex : Signature principale)
- Rédigez votre signature dans la zone de texte. Vous pouvez mettre en gras, changer la couleur ou ajouter un lien via les boutons de l’éditeur
- Dans la section « Utilisation de la signature », choisissez cette signature pour les nouveaux emails et pour les réponses
- Cliquez sur Enregistrer en haut de la page
La signature créée dans Zimbra s’applique uniquement quand vous envoyez depuis le webmail. Si vous utilisez Outlook ou votre téléphone, vous devez configurer une signature séparément dans chaque application. Elles ne se synchronisent pas automatiquement.
Créer une signature dans Outlook #
- Ouvrez Outlook et allez dans Fichier puis Options
- Cliquez sur Courrier puis sur Signatures
- Cliquez sur Nouvelle, donnez un nom à votre signature
- Rédigez votre signature dans la zone d’édition
- Choisissez cette signature pour les nouveaux messages et pour les réponses dans les menus déroulants en haut à droite
- Cliquez sur OK
Créer une signature sur iPhone #
- Allez dans Réglages de votre iPhone
- Faites défiler jusqu’à Applications puis Mail
- Appuyez sur Signature
- Si vous avez plusieurs comptes, choisissez Par compte pour définir une signature différente par adresse
- Rédigez votre signature dans le champ correspondant à votre adresse OVH
Sur iPhone, la signature est en texte brut uniquement. Vous ne pouvez pas mettre en gras, ajouter des couleurs ni insérer un logo directement depuis les réglages natifs. Pour une signature avec mise en forme, utilisez une application de messagerie tierce comme Outlook pour iOS.
Pour une signature avec logo et mise en forme cohérente sur tous vos appareils, des outils comme HubSpot Free Email Signature Generator ou MySignature permettent de créer une signature en HTML que vous pouvez copier-coller dans Zimbra ou Outlook. Gollab peut aussi vous en préparer une aux couleurs de votre identité visuelle.